不仅要查重，还要归档！电子发票原件到底该怎么存？ 1、为什么要存档？财会[2020]

1、为什么要存档？
财会[2020]6号《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》明确规定：

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单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。
《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》（国家税务总局公告2020年第22号）规定：纳税人以电子发票（含电子专票和电子普票）报销入账归档的，按照《财政部国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号）的规定执行。
2、存档到底需要存什么？
保存打印该纸质件的电子会计凭证。
通俗来说就是从销售方开票系统开具出来的电子发票的源文件，目前电子发票原件只有两种文件格式：pdf格式和ofd格式。

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注意：下列这些”发票原件“不是电子发票原件：
将ofd转成pdf文件存储的pdf文件；
将电子发票原件截屏保存成图片的文件；
直接通过拍摄电脑屏幕生成的照片文件；
拍摄打印出来的电子发票纸质文件的照片文件；
将上述照片文件保存成pdf、ofd等文档格式存储的文件。
3、目前存档的方式有哪几类？
已建立电子档案管理系统的单位：
这种企业多数都已经采用了无纸化报销流程，可以通过企业的无纸化报销系统，并按《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）建立电子档案管理系统的单位可以通过报销系统进行归集和存档。

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未建立电子档案管理系统的单位：
这类企业在处理电子发票报销的时候，大多都是采用打印报销的方式进行报销，按照规定这类单位需要企业参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》（档办发〔2015〕4号）对电子发票原件进行存档管理，这类企业往往就需要财务部门自己想办法解决。对于电子发票打印报销，除了要解决电子发票存档的问题，还需要解决重复打印报销以及发票真伪验证的问题，而最常见的方式就是Excel台账加财务自己建立文件夹存储电子发票原件的方式。

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4、常用的存档方式的问题
常用的采用自己建立文件夹存储方式主要存在几个问题：
原件的收集麻烦，原件分散在报销人员手上，在报销时需要传给会计，邮箱，或者微信等发给会计，会计动下载并逐一打开确认是否合规，然后规范命名并下载到指定目录。
查验麻烦：需要找某张发票时，只能先通过报销台账（手工登记的Excel台账）查找他的报销记录，然后再一级一级的打开对应的电子发票存档目录进行搜索查找。
不安全：电子设备随时可能坏掉，复杂的办公室局域网网络环境随时都可能导致辛苦存储的电子档案灰飞烟灭。
面对堆叠如山的电子发票打印报销件，如此的存档再加上电子发票的查重和真伪查验，大概财务人员都会崩溃吧。

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当然，你可以这样做：
使用【电子发票查重工具】，扫描发票二维码就可以识别发票基本信息，完成查重；配置了验证真伪功能，可以在查重的同时验证真伪；将识别出来的发票信息提交，系统会自动生成台账保存。

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而且针对于国家要求的原件归档，他也能够解决！使用员工版，或者会计直接原件识别，可以在获得基本信息的同时，将发票原件一同保存到台账里面，台账可以导出到本地。原件跟台账记录一一对应，查看方便，点击发票记录后面的附件，可以直接打开对应电子原件，操作简单，界面简洁明了，再也不用担心台账混乱查找麻烦的问题了！

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导出到本地的台账丢失了？没关系！系统自动生成的台账是加密分布存储在云端数据库中的，安全性完全可以放心，支持多次导出，下载到本地台账如果丢失了，还可以再次从数据库里面下载！